スケジューリングが生産性を下げる理由

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著:Selin Malkocオハイオ州立大学、Associate Professor of Marketing)

 睡眠時間、趣味の時間、料理の時間、エクササイズの時間など、あらゆる時間が足りず、時間に余裕などあり得ないように思える。

 比較的最近になって、この感覚を言い表す言葉を目にするようになった。時間飢餓という言葉だ。つまり、するべきことがあまりに多く、すべてをこなすだけの時間が足りないという感覚だ。

                                                                                                                 

 ほんのわずかに感じる時間を上手く組み立てるために用いられる戦略のひとつが、スケジューリングだ。実際のところ、スケジュール帳などの管理ツールの利用者は、増加傾向が続いている。最近実施した2件のアンケート調査では、回答者の51%が日常的にカレンダーアプリを使用していると回答しており、会社員の63%が、カレンダーは「非常に重要」だと考えていることがわかった。

 それは、スケジューリングが効率を高めると思われているためだ。スケジューリングをしておくことで、1日の時間をアポイントやミーティング、電話に割き、その他の活動や用事に使える自由時間を削るという時間配分ができる。

 しかし私が、ガブリエラ・トニエット氏スティーブ・ノウリス氏と共に、8件の調査を実施した結果、スケジューリングは、時に逆効果を及ぼす可能性があることがわかった。さらに、実際に生産性が低下した例も見られた。

◆アポイントが近づくことに伴う時間の「縮小」とは
 スケジューリングが生産性を下げる原因の大半は、ミーティングやアポイントメントといった次の予定を意識しているところにある。予定しているミーティングや電話の時間が迫っているという意識があると、他の用事に割ける時間が短いように感じることがあるのだ。

 私たちが実施したある調査では、ある学会の参加者に、約1時間後に始まる大統領演説を聞きに行くかどうかを尋ねた。演説に行くという人も行かないという人もいたが、演説に行くという計画を立てていた人の方が、演説が始まるまでの1時間を短く感じていると答えた。

 別の調査では、被験者の半分には、1時間ほどで友人が会いに来るという状況を想定してもらい、もう半分には、何の予定もないという状況を想定してもらった。そして被験者全員に、同じ1時間のうち何分を読書に費やすことができるか、「主観的に」答えてもらった。

 友人が来ることを想定していた被験者は、来訪までの1時間のうち、読書に割ける時間は40分しかないと回答した。そして予定がないことを想定していた被験者は、49分間を読書に使えると感じていることがわかった。

 次の予定が決まっている場合には、他の用事に割けると感じる時間が短くなってしまうようだ。

 なぜこのような現象が起こるのだろうか?

 アポイントの時間が迫っている時、心の準備ができていても、ただ不安に思っていても、注意はそちらに向いているはずだ。そのため、次のアポイントの存在感が増すことになる。その結果、予定が始まるまでの時間が実際よりも短く、足りないような気になる。

◆自由な時間は本当に短い?
 しかし結局のところ、予定した出来事が始まるまでに残された時間というのは変わらない。

 ということは、時間が短いように感じても、特に問題はないのではと思う人もいるだろう。しかし、それが問題なのである。時間が短く感じるという感覚そのものが、今後の行動に関する判断を左右する。

 人は不足しているものの価値を高く捉え、それを手放したがらないものだ。

 時間の場合も同様である。例え十分な時間を費やすことが最善の策となる状況でも、時間が限られていると思うと、消費したくなくなる。

 もうひとつの調査では、私たちは被験者に、翌日の欄が空白になっているカレンダーを渡し、そこに自身の予定を(準備、移動時間も含めて)できるだけ正確に記入してもらった。こうすることで、予定と予定の間の自由時間を、正確に計算できる。

 その上で、被験者には次の調査への参加をお願いした。被験者はいずれも、インターネットで30分間の調査に協力し、2.50米ドル(約276円)の報酬をもらうか、45分間の調査に参加して5.00米ドル(約552円)の報酬をもらうかのどちらかを選択できる。どちらの調査も、参加できる時間枠は1時間とした。

 私たちの側では、この時間枠を戦略的に選んで被験者に提示した。半数の被験者には、予定が終わってから1時間以内に次の調査を開始すると伝えた。もう半数の被験者には、予定が始まる前に、30分の余裕を持って終わるような時間枠で調査を開始することにした。

 その結果、最初のグループに割り振られた被験者は、時間はかかっても報酬の多い調査に参加できる余裕が十分すぎるほどあったにも関わらず、そちらには参加したがらない傾向があることが判明した。

 しかし別の調査を実施したところ、次の予定が迫っているという意識だけがこのような結果に繋がったのかどうかという点に、私たちは疑問を覚えた。

 また別の調査を開始する前に、被験者の半分には、約5分間は好きに過ごして構わないと伝えた。もう半分には、「開始する」までに約5分間の時間があると伝えた。

 2番目のグループに割り振られた被験者の場合、「何かを開始する」というシンプルな言葉に、その言動に変化をもたらすだけの効果が見られた。こちらのグループは、5分間という短い時間を使ってメールを返信したり、ソーシャルメディアをチェックしたりしていたが、起こした行動の数が有意に少ないことが判明したのだ。

◆思った以上に時間はある
 時間飢餓が発生する原因は、するべきことが多すぎて時間が足りないせいだと思う人もいるだろう。

 まさにその通りという場合もあるかもしれない。しかし私たちの調査の結果、許された時間の中で何ができると思うかという認識の仕方にも問題が潜んでいることが示唆された。つまり、私たちが自ら時間飢餓を招いているという可能性を自覚しておくことが重要だ。

 スケジューリングや日々の計画を立てなければ気が済まないという人は、予定や用事を立て続けに並べてスケジュールを組むことが、ひとつの解決策となるだろう。そうすれば、予定のない時間が増える。予定のない時間が数時間続くと、次の予定が差し迫っていない間は特に、その時間をより長く感じる。

 自分が感じているほど時間は短くないということを、念頭に置いておくことが効果的だ。何かを終わらせるだけの時間があるようには思えなくても、まずはその用事に取りかかり、後で終わらせるということも可能だ。

「始め良ければ半分終わったも同然」というアリストテレスの言葉にもあるように。

This article was originally published on The Conversation. Read the original article.
Translated by t.sato via Conyac

The Conversation

Text by The Conversation

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