リモートワーク時代の「無くならない紙文化」との賢い付き合い方

ARTFULLY PHOTOGRAPHER / shutterstock.com

 リモートワークは間違いなく加速度的に社会に浸透している。今まさに、リモートワーク中という人もいるだろう。しかし、リモートワークをしていて気づく難しさは、紙文化の根強さだ。発行部数は減りつつあるものの新聞も未だ紙で多く読まれており、ポストに入っている紙のダイレクトメールも減っているようには思えない。社会に定着した媒体というのは、そう簡単に使われなくなることはないということだ。

 ビジネスにおいての根強い紙文化といえば、クライアントからの提案書や社内会議資料などがその代表例だ。最近ではプロジェクター投影や、タブレット端末を活用するケースも見受けられるが、気づいたことや修正ポイントなどを直接、スピーディーにメモできる紙媒体のメリットも大きい。

 とはいえ、日々増え続ける紙の資料は、上掲動画のようにデスクの山に積まれるか、キャビネットに無造作に押し込まれたままで、リモートワーク中には掘り起こして確認することも、それを同僚にシェアすることもできない。

 では、リモートワーク中に紙文化とうまく付き合うにはどうすればいいだろう。一つの答えが、紙媒体はすぐにスキャンして電子化してしまうことだ。そこで大切になるのが、いかに電子化する手間を抑えて日常の事としてしまうかだろう。

 電子化の手間を極小化するには、単にスキャンできれば良いということではない。最新のテクノロジーを搭載したスキャナーを選ぶのが肝要だ。上記の動画で紹介されているパーソナルドキュメントスキャナーの代名詞ともいえる「ScanSnap」は、きっとリモートワークの強い味方になる。

 まずは何はともあれ、スピードだ。電子化することに時間を取られて業務を圧迫してしまっては元も子もない。ScanSnapなら、1分間にA4用紙が30枚スキャンでき、大量の紙文書も高速でデータ化することでオフィスのペーパーレス化を支えてくれる。タッチパネルで直感的に操作でき、タッチパネル上に提案書ボタンや見積書ボタンなど自分専用のボタンを作ってワンタッチで操作できるのも嬉しいポイントだ。

 スキャンしたデータの保管も大切なポイントだ。ScanSnap Cloudという無償のサービスを使えば、直接クラウドサービスにデータを保存できる。また、保管したデータは活用してこそ意味を持つ。文字認識機能(OCR)を使ってデータにテキスト情報を付与することができるため、書類内のキーワードで検索することが可能になる。これなら、頭の片隅に残っていた情報でお目当ての書類を見つけられるだろう。

 そのほか、「手差しスキャン」でA4サイズより大きい原稿を2つ折りにしてスキャンしたり、付箋付きの書類や複写伝票、封筒など、搬送性の悪い原稿をスキャンできるなど、ビジネス利用について考え抜かれた機能が用意されている。

 もしあなたがリモートワークをした場合にオフィスに眠る紙の資料で困るとしたら、それはスキャナーを日常的に活用できていないからかもしれない。最新テクノロジーが詰まった「ScanSnap」で、リモートワーク時代のスマートな紙との付き合い方をスタートしてみてはいかがだろう。

提供:株式会社PFU

Text by NewSphere 編集部

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