死なない紙文化、賢いビジネスマンの仕事術

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 ペーパーレス時代と言われて久しいが、紙文化は根強い。発行部数は減りつつあるものの新聞も未だ紙で多く読まれており、ポストに入っている紙のダイレクトメールも減っているようには思えない。社会に定着した媒体というのは、そう簡単に使われなくなることはないということだ。

 ビジネスにおいての根強い紙文化といえば、クライアントからの提案書や社内会議資料などがその代表例だろう。最近ではプロジェクター投影や、タブレット端末を活用するケースも見受けられるが、会議中に気づいたことを直接メモできるなど紙媒体のメリットも大きい。とはいえ、日々増え続ける紙の資料は、デスクの山に積まれるか、デスクのキャビネットに無造作に押し込まれ、二度と探し出せなくなるという不便な側面もある。



 では、なくならないビジネスにおける紙文化とうまく付き合うにはどうすればいいだろう。一つの答えが、すぐにスキャンして電子化して紙媒体は処分してしまうことだ。そこで大切になるのが、いかに電子化する手間を抑えて日常の事としてしまうかだろう。

 電子化の手間を極小化するには、単にスキャンできればいいということではない。最新のテクノロジーを搭載したスキャナーを選ぶのが肝要だ。上記の動画で紹介されているパーソナルドキュメントスキャナーの代名詞ともいえる「ScanSnap」は、実は最近6年ぶりのフルモデルチェンジを行なっている。そこで搭載されている機能は、ビジネスユースに最適なものばかりだ。

 最新機種のScanSnap iX1500では、例えばスキャンした原稿の内容を抽出し、自動でファイル名を生成することで、ファイル名を入力する手間を省くことができる。しかも、ファイル名の修正内容を学習し、次回以降はより最適なファイル名を提案してくれる。つまり、本当にスキャンをしてしまえば何も作業することなく保存できるということだ。

置き場所に困らないコンパクトなサイズが嬉しい

 また、せっかくスキャンをしてもいざというときに見つからなければキャビネットの奥底に眠っている紙の資料と同じだ。これも、保存形式によらない全文検索や原稿種別やタグによる簡単検索が役立つだろう。

 さらに、動画のように標準添付の「名刺・レシートガイド」を装着すれば安定して小さな名刺やレシートを電子化できる。ビジネスシーンにおける紙の電子化として、抜かりがない。

タッチパネルで直感的な操作が可能

 もしあなたの会社のデスクやキャビネットが紙の資料で埋もれていたら、それはスキャナーを日常的に活用できていないからかもしれない。山積みの資料のない、すっきりとしたデスクはビジネスを軽やかに進める原動力にもなるだろう。ぜひ、最新のScanSnap iX1500でスマートな紙との付き合い方をスタートしてみてはいかがだろう。

提供:株式会社PFU

Text by NewSphere 編集部

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