テレワークが仕事のやり方として定着化する今、これまでの紙資料に赤ペンでコメントや修正点を書き込むような仕事のやり方は時代遅れになりつつある。皆がオフィスにいるとは限らないのだから、資料は紙ではなくPDFで確認するケースも格段に増えたことだろう。

　PDFで資料を確認するようになり、上掲の動画のようにメールやチャット、口頭など各々の方法で修正を依頼してしまっていないだろうか。これでは取りまとめる作成担当者は混乱してしまい、修正漏れなども頻発しかねない。

　レビューをする側から見ても、紙の資料ではペンで囲めば簡単にコメントしたい箇所を共有できていたが、メールやチャット、電話ではうまく伝えづらいと感じている人も多いだろう。せっかく電子データで共有しているのに、一度プリントアウトして今まで通り赤ペンで書き込み、スキャンをしてまたPDFで送るなど非効率なことをしてはいないだろうか。

　もし心当たりが一つでもあるなら、Adobe Acrobat DCを知らないからだろう。Acrobatの「コメントを依頼」という機能を使うと、クラウド上で共有した1つのPDFに関係者がフィードバックを追加できるようになる。

手書きの描写も加えられるので、紙に近い感覚でコメントできる

　このコメント共有機能を使うステップは簡単だ。PDFのリンクを発行して関係者に共有すれば、リンクを受け取った人はAcrobatを持っていなくともブラウザー上でコメントを追加することができる。コメントする箇所をピンポイントで指定できるだけでなく、手書きの描写も加えられるので、紙に近い感覚でコメントできる。

　さらに、コメント箇所について関係者間でやり取りしたり、メンション機能を使って特定の相手にメッセージを送信することもできるので、PDF上でコミュニケーションが完結する。1つのデータに関係者全員がコメントをすれば、バラバラにコメントをもらって集約してみると矛盾が出てしまう心配もない。

　驚くことに、この機能は2GBのストレージの範囲内であれば無料*のAcrobat Readerでも使うことができる。まずはAdobe Acrobat DCを体感してみてほしい。きっと今までの紙やメールなどでやり取りしていた時代からの進歩を感じられるだろう。
*より本格的に利用する場合は、100GBまでのクラウドサービスが付く有料製品のAcrobat Standard/Acrobat Proもある

　ちなみに、アドビはPDFの「生みの親」であり、Adobe Acrobat DCは国際標準規格にも準拠しているので品質やセキュリティの面でも安心して利用できる。Acrobatは世界中で500万以上の企業、団体に使われており、国内の販売シェアもNo.1*だ。
*PDFソリューションにおいて、直近年度の販売本数シェア（株）東京商工リサーチ調べ（2022年3月時点）

提供：アドビ株式会社